公司内部资料管理系统介绍及功能说明

发布时间：2022/01/11 丨 文章来源：未知 丨 浏览次数：

随着信息化进程，公司内部文件资料[内部文件、项目文案资料、项目设计资料、营销培训资料等]管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件资料管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文件存储，管理困难;查找缓慢，效率低下;文件资料版本管理混乱;资料安全缺乏保障;资料无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文件资料管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

一、功能介绍:

内部文件资料管理系统作为一个统一的信息管理机制，应具有下述功能：

① 集中存储，统一的文档共享

② 权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作

③ 全文索引，可以索引文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件

④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。

⑨ 数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。

⑩ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况.

二、技术架构图: